Vous et votre équipe avez travaillé dur sur le développement et la diffusion de votre formation en ligne. Vous comprenez la nécessité d’utiliser une plateforme LMS. Votre entreprise doit suivre le progrès des employés, l’efficacité de la formation et rationaliser la formation du début à la fin. 

Pourtant, en dehors de votre équipe, tous vos collègues vous regardent bizarrement quand vous mentionnez le terme “LMS”. Ils commencent à se référer à vous comme cette personne qui veut dépenser L’argent Manquant aux autres Services. Comment leur faire comprendre ce que vous voulez et pourquoi vous le voulez? Vous réalisez un “business case” (ou analyse de rentabilité).

Qu’est ce qu’un “Business Case” appliqué à l’e-Learning?

Un business case est un document formel qui permet de justifier des dépenses. Une analyse de rentabilité d’un LMS est bien conçue si elle vous permet d’expliquer pourquoi l’achat et l’implémentation d’une plateforme LMS sont nécessaires.  Un business case se présente de la façon suivante:

1. Résumé
2. Besoins commerciaux
3. Solution
4. Budget proposé
5. Rendement prévu de l’investissement
6. Plan de mise en oeuvre
7. Risques et défis prévus
8. Déclaration de clôture

LMS & Formation: 8 Eléments Pour Réussir votre Business Case

1. Résumé

La section Besoins Commerciaux de votre business case est l’endroit où vous décrivez le problème que votre organisation rencontre avec la gestion de la formation.

Le résumé ne doit pas comporter plus d’une page. Dans cette page, vous devrez:

Faites en sorte que chaque mot compte. Présentez les points clés de votre argumentaire d’une manière convaincante. Rappelez-vous que bien que la plupart de vos lecteurs vont lire le document en entier, beaucoup ne lisent que le résumé. Vous voulez donc que ce résumé soit percutant!

2. Besoins commerciaux

La section Besoins Commerciaux de votre business case est l’endroit où vous décrivez les problèmes rencontrés en rapport avec la gestion de la formation. 

C’est là que vous identifiez les difficultés telles que l’inefficacité de votre programme de formation, les occasions manquées d’amélioration et récapitulez la liste des souhaits des formateurs, des superviseurs et des employés en général. Assurez-vous d’inclure toute information pertinente sur les améliorations nécessaires dans les compétences des employés et les problèmes de connaissances et de performance. 

Vous devrez peut-être décrire quels départements et processus de votre organisation seront touchés par le changement proposé – ce qui est actuellement fait, comment ces processus peuvent être améliorés et pourquoi ils devraient l’être. 

Si vous voulez inclure des chiffres (budget, heures de travail, frais de formation actuels, etc.), assurez-vous que ceux-ci sont exacts et à jour. Utilisez des graphiques et des diagrammes, le cas échéant – des visuels amélioreront votre argumentaire. 

Soyez objectif en présentant les besoins de l’entreprise. Énoncez votre cas, mais ne mentionnez pas les noms, ne pointez pas de doigt vers quelqu’un. Reconnaissez ce qui fonctionne et ce qui doit être corrigé. Ensuite, expliquez comment une plateforme LMS permettra de répondre à ces besoins. 

3. La Solution

Jusqu’à présent, le business case de la plateforme LMS a décrit la formation telle qu’elle est aujourd’hui réalisée dans votre organisation. Cette section vous explique comment un LMS peut atténuer les problèmes que vous avez identifiés et améliorer le programme de formation global et ses résultats. Décrivez la solution en termes de réalisation des objectifs commerciaux de l’organisation et de réponse aux défis commerciaux de l’organisation. 

Il en va de même pour répondre aux défis auxquels l’organisation est confrontée, comme le budget de formation limité, la croissance lente et les faibles revenus.

1. Réponse aux objectifs commerciaux

Répondre aux objectifs commerciaux signifie s’attaquer à ce que votre organisation espère accomplir maintenant et à l’avenir. Parce que la formation est le plus souvent considérée comme une dépense plutôt qu’un générateur de revenus, convaincre vos responsables n’est pas une mince affaire.

C’est un point de vue que votre business case LMS doit changer. Il vous faut:

2. Réponse aux objectifs de rentabilité et de croissance

Investir dans un LMS, c’est limiter le budget de formation: En utilisant une plateforme LMS pour délivrer vos cours, fini les frais de voyage pour assister aux séminaires, les frais de location de salle ou les frais d’équipement. La formation est disponible à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Vous devez corriger des examens pour certifier les apprenants? Vous pouvez désormais le faire en ligne! Vous pouvez ainsi justifier du ROI de votre formation e-Learning. 

De plus, vous pouvez souligner que la croissance de votre organisation dépend du développement de contenus de formation de qualité. La formation donnera aux employés les compétences et les connaissances dont ils ont besoin pour vous aider à être compétitif. En proposant une plateforme LMS, vos employés ont accès au contenu de formation au moment où ils en ont besoin. La mobilité et la facilité d’accès sont des caractéristiques clés offertes par un bon LMS. 

4. Budget proposé

Pour la haute direction, c’est peut-être la partie la plus importante de votre analyse de rentabilité. Combien cela va-t-il coûter?

Le budget pourrait être l’endroit où votre business case vit ou meurt. Tandis que vous comprenez la valeur de l’e-Learning, ceux qui signent les contrats peuvent ne pas le voir de cette façon. Pour cette section, vous devrez décomposer le processus d’acquisition d’un LMS de la sélection des fournisseurs à la mise en œuvre.

Vous aurez besoin de chiffres percutants et précis pour des éléments tels que:

Vous devrez être précis sur les coûts initiaux, les coûts de maintenance, les besoins en personnel et les coûts de support.  Utilisez des chiffres clairs et précis pour accompagner vos lecteurs en détaillant les étapes qui vous permettront de faire de votre solution une réalité. Prenez le temps de détailler chaque co-intervenant dans votre projet.

Après avoir demandé à L’Argent Manquant aux autres Services, vous pouvez expliquer comment votre organisation bénéficiera en investissant dans l’e-Learning en décrivant le retour sur investissement prévu. 

5. Rendement prévu de l’investissement

Le retour sur investissement (ROI) est l’autre élément clé de votre argumentaire lorsque vous vous adressez à la haute direction. Ils veulent vraiment entendre, «Qu’est ce que cela rapporte concrètement à l’organisation?”. 

Encore une fois, des données claires et précises sont importantes ici, bien que pour certains éléments, les chiffres ne soient pas disponibles. Certains éléments que vous voudrez inclure dans le business case du LMS comprennent: 

La liste varie d’une organisation à l’autre, mais l’argument est le même. Vous devez vous assurer que la haute direction voit l’achat d’une plateforme LMS comme une opportunité d’investissement qui aura des avantages financiers. 

6. Plan de mise en oeuvre

Maintenant que vous avez demandé de l’argent pour votre projet d’apprentissage, comment allez-vous le mettre en place? En d’autres termes, quelles sont étapes pour une mise en oeuvre réussie du système de gestion de l’apprentissage?

Commencez par créer un calendrier pour le projet. À chaque étape, incluez des informations à partir de votre budget et référez ce que vous avez dit dans la section Solution de votre dossier commercial pour aider votre lecteur à suivre votre plan. Encore une fois, les chiffres sont importants.

Par exemple, n’indiquez pas «Fournir l’accès à la plate-forme de formation au niveau de toute l’organisation». Au lieu de cela, dites quelque chose comme «Fournir l’accès à la plateforme de formation aux 3600 postes de travail et testez l’accessibilité sur une période d’une semaine». Essayez d’inclure autant de détails dans votre plan que possible. 

Dans votre plan, vous pouvez également décrire les exigences techniques et les échéanciers tels que l’intégration avec les applications RH, la formation des administrateurs LMS, la configuration des fonctions LMS tels que le reporting, l’e-commerce, l’inscription des apprenants, etc…Toutes ces activités doivent être cadencées sur un calendrier Et, en tant que telles, devraient être incluses dans le plan de mise en œuvre. 

Votre plan devrait également inclure une description des rôles et des responsabilités de toutes les personnes impliquées dans l’installation et l’intégration de la plateforme LMS ainsi que des rôles et responsabilités des personnes impliquées dans son fonctionnement, l’administration et la maintenance. 

7. Risques et Défis Prévus

Les risques sont inhérents à tout changement dans une organisation. C’est là que vous voulez décrire ce qui pourrait mal tourner et comment vous prévoyez de régler la situation si elle se produisait. 

Les défis doivent aussi être réglés. Par exemple, avec de nouvelles initiatives de formation, il y a toujours un département au sein d’une organisation qui sera résistant au changement ou qui travaillera dur pour faire dérailler l’initiative complètement. Vous devez décrire comment vous obtiendrez l’adhésion dont vous avez besoin de tous les départements de l’organisation. 

8. Conclusion de votre analyse

La conclusion de votre analyse de rentabilité du LMS n’a pas besoin d’être une répétition du résumé. Au lieu de cela, défendez votre argumentaire. Vous pouvez inclure les points clés de chaque section de votre document et rappeler les avantages de l’achat et la mise en œuvre de votre propre LMS. 

Conclusion

Il y a beaucoup d’informations sur le web sur la façon d’écrire des business case et la façon de mettre en place un business case pour un LMS. Voici quelques sites qui, à mon avis, vous seront utiles: 

• How to write a business case by Tech Target
• Building a Business Case for Learning Management Systems by Brandon Hall Group
• The Case for an LMS – Expertus White Paper Developing the Business Case for a Major e-Learning Courseware or Infrastructure Project by Learning Solutions Mag

Les éléments d’un business case LMS que j’ai abordé dans cet article sont les bases. Faites des recherches et trouvez l’approche qui vous convient. Votre organisation peut déjà avoir un modèle d’analyse de rentabilité – si c’est le cas, utilisez-le. Si vous n’avez pas de modèle, il y en a beaucoup disponibles sur le web. 

Votre business case doit être clair, aussi détaillé que nécessaire et axé sur ce que votre projet d’apprentissage signifie pour l’avenir de votre organisation. 

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