colleagues-discussing-lms-rfp

Appel d’Offres LMS: 10 Conseils pour Réussir le Processus de Sélection

Share this:

La sélection d’un LMS (Learning Management System) peut être une décision difficile. C’est un processus qui requiert du temps et des ressources. Vous voulez donc vous assurer que vous choisissez le meilleur LMS du premier coup. Les appels d’offres (demandes de propositions, ou “DP”) ne sont pas toujours populaires auprès des acheteurs ou des fournisseurs de systèmes de gestion de l’apprentissage.

Cette réticence est souvent le résultat de rencontres avec trop d’appels mal rédigés. En outre, une DP bien rédigée peut jouer un rôle essentiel dans le choix d’un LMS en faisant correspondre au mieux vos besoins et votre budget avec la solution. Dans cet article, découvrez 10 éléments à inclure dans votre appel d’offres pour un LMS pour réussir votre processus de sélection.

Appel d’Offres LMS: 10 Conseils pour Réussir le Processus de Sélection

Qu’est-ce qu’un appel d’offre appliqué à un LMS?

Les appels d’offres sont des demandes pour que les fournisseurs soumettent une proposition détaillée ou une offre pour fournir un service ou une marchandise. Ils sont habituellement utilisés pour des achats à valeur élevée car ils peuvent nécessiter une quantité importante de travail pour se préparer, répondre et évaluer.

Avant tout, pour préparer un appel d’offre efficace pour un LMS , vous devez savoir si vous voulez vraiment avoir recours à ce processus de sélection. Les demandes de propositions sont souvent confondues avec les demandes d’information et les demandes de devis.

Demande d'information

Une demande d'information peut être requise au début de la recherche, lorsque vous n'êtes pas surs de toutes vos exigences. Il est demandé dans le but d'en savoir plus sur les fournisseurs et ce qu'ils peuvent offrir. Si l'organisation décide d'aller plus loin, la demande d'information est habituellement suivie d'une demande de devis ou d'une demande de proposition.

Demande de devis

Les demandes de devis sont utilisées lorsqu'une organisation a décidé d'acheter des produits ou services simples ou standardisés. Ils sont appropriés lorsqu'une discussion approfondie avec les fournisseurs n'est pas nécessaire et que le prix est le premier critère de sélection du fournisseur.

Demande de proposition/ Appel d'Offres

Les demandes de propositions sont émises lorsqu'une organisation a besoin d'une solution plus complexe. En émettant une DP, vous avez établi un processus de sélection équitable et impartial pour choisir votre fournisseur de solutions d'apprentissage.

Contenu de votre Appel d’Offres pour un LMS

Chaque demande de proposition sera un peu différente, mais quand vous cherchez un LMS, les sections suivantes sont essentielles:

1. Table des Matières

La table des matières est un endroit commun pour commencer, et ce pour une bonne raison. Plus il est facile pour vos fournisseurs de solutions LMS de comprendre ce dont vous avez besoin, plus ils sont susceptibles de présenter une proposition intéressante.

2. Renseignements sur l’Entreprise

Commencez par vous présenter brièvement.

Que fait votre organisation?

Où vous situez-vous?

Fournissez un aperçu de votre structure.

Qui est responsable de la réponse à la proposition et quels sont ses coordonnées?

3. Accord de Confidentialité (NDA)

Vous pouvez inclure un accord de confidentialité. Toute demande de proposition réussie décrit vos besoins d’affaires, et vous ne voulez probablement pas qu’ils soient d’ordre public. 

De plus, il peut être utile de fournir aux fournisseurs des échantillons de contenus e-Learning actuels à vos fournisseurs. Ces documents peuvent être confidentiels. 

4. Résumé de votre Business Case

 Un résumé de votre business case pour l’achat d’un LMS informera les fournisseurs des besoins de votre entreprise et de vos attentes en matière de formation en ligne. Il s’agit d’informations essentielles pour qu’ils établissent un plan d’action. En outre, les fournisseurs qui comprennent parfaitement pourquoi vous avez besoin d’un LMS peuvent, en étant expérimentés et créatifs, recommander une solution qui va au-delà de ce que votre business case recommande. 

Télécharger le template d’appel d’offres pour un LMS  pour déterminer quelle solution d’apprentissage est la mieux adaptée à vos attentes en matière de formation en ligne. 

5. Liste des Exigences en Matière de Formation

La demande de proposition doit inclure une seule section qui énumère les fonctionnalités clés du LMS et celles secondaires pour votre organisation. C’est certaines demandes de propositions pêchent. Les chargés de projet consultent les listes des fonctionnalités et pensent: «Cela semble génial! Nous en avons besoin! “Oui, la fonctionnalité peut être intéressante, mais en avez-vous vraiment besoin?

En élaborant la liste de vos exigences, différenciez ce qui est nécessaire de ce qui est bon à avoir. Une fois que vous avez produit une liste qui est aussi courte que possible, mettez-la de côté pendant un certain temps. Ensuite, reprenez-la et révisez-la. Les inconvénients de surestimer vos besoins sont importants, limitant et coûteux: 

Les plateformes LMS ont tendance à se spécialiser dans différents domaines.

La majorité des plateformes LMS n'ont pas toutes les fonctionnalités souhaitées ou celles-ci sont payantes. Or, il est trop facile de finir par payer pour des fonctionnalités que vous n'utilisez jamais.

Ne limitez pas vos options

Vous rappelez-vous l'expérience du fournisseur et la créativité mentionnés plus tôt? Une liste trop rigoureuse des fonctionnalités, ou un accent trop prononcé sur le détail de la fonctionnalité plutôt que sur sa finalité, peut vraiment limiter vos options.

Pour obtenir la meilleure réponse de vos fournisseurs, il est préférable d’avoir toutes les exigences énumérées ensemble. La dispersion des exigences dans le document représente une perte de temps et peuvent être source d’erreurs. Un appel d’offres n’est pas un lieu pour une chasse au trésor, et le concours doit être entre les LMS, et non les compétences d’organisation des fournisseurs.

6. Votre Budget

Il n’est pas rare de préférer ne pas dévoiler votre budget, mais cette information peut être bénéfique pour le processus de demande de proposition. Certaines personnes craignent que les vendeurs augmentent leurs tarifs jusqu’à la limite du budget si elles ont la possibilité. Dans la pratique, cela est peu probable. En effet, les fournisseurs sont très conscients qu’un appel d’offres est un processus concurrentiel et que le coût est l’un des éléments sur lesquels ils seront en concurrence.

En connaissant votre budget, les fournisseurs de solutions d’apprentissage pourront vous proposer une solution adaptée à vos attentes budgétaires.

7. Critères de Sélection

Il s’agit d’un autre élément de l’appel d’offres qui cause de la surprise (et parfois de la consternation). Voulez-vous vraiment faire connaître votre matrice de notation? Oui, en fait vous le souhaitez.

Vos critères de sélection définissent ce qui est le plus important pour votre organisation, et ce sont des informations vitales pour un fournisseur qui cherche à répondre à vos besoins. Devraient-ils vous offrir un soutien minimal au prix le plus bas possible, ou devraient-ils facturer plus pour superviser votre mise en œuvre?

8. Conditions Particulières

Si vous avez des conditions particulières, comme un contrat que vous souhaitez que le fournisseur utilise, ou des modalités de paiement spécifiques, incluez-les dans la DP. La dernière chose que vous voulez pour vous et votre fournisseur est de passer par les différentes étapes pour vous rendre compte après plusieurs heures de travail qu’il manque une condition importante.

9. Format de Soumission

Établir un format pour les propositions rendra votre travail beaucoup plus facile pour les évaluer. Vous ne voulez pas être coincé en comparant une proposition de trois pages à un document écrit de 45 pages. Mettez une réflexion sérieuse dans le format requis:

Sections requises

Fournissez un aperçu décrivant les sections requises et ce qui devrait être inclus dans chaque section. Assurez-vous que chaque fournisseur inclut les mêmes informations dans le même ordre.

Longueur des réponses

Il est préférable de fournir des lignes directrices sur la longueur des réponses, mais seulement après avoir examiné la longueur appropriée. Si vous avez 357 exigences et demandez aux fournisseurs de décrire comment ils vont y répondre en moins de trois pages, vous n'obtiendrez pas de bons résultats.

Modèle de proposition

Vous pouvez créer un modèle de proposition, généralement en Word ou Excel. John Leh recommande d'utiliser Word. Alors que Excel est une bonne solution pour facilement comparer les propositions, Word offre plus de possibilités de réponses réfléchies et approfondies.

10. Processus de l’Appel d’Offres pour le LMS

Maintenez le contrôle du processus en créant des échéanciers réfléchis et en s’y tenant. Les fournisseurs devront savoir quand:

La DP a été publiée

Si des questions peuvent être soumises

Il y a habituellement une période de deux semaines ou plus au cours desquelles les vendeurs peuvent poser des questions. Les procédures d'acceptation des questions des fournisseurs devraient également être établies à l'avance et énoncées dans la DP. Elles devraient être conçues pour s'assurer que tous les fournisseurs ont accès aux mêmes informations afin que leurs soumissions soient comparables. Une stratégie efficace consiste à accepter uniquement des questions écrites, généralement par courrier électronique, et à fournir des réponses écrites. Les questions et les réponses peuvent ensuite être envoyées à tous les fournisseurs qui ont manifesté leur intérêt pour le projet.

Une décision sera prise

Gardez le processus transparent et faites preuve de respect pour le travail des fournisseurs en fixant une date pour la décision finale. Cela prend souvent plus de temps que l'on ne s'y attend à comparer et à évaluer toutes les propositions qu'ils reçoivent, alors considérez le nombre de propositions que vous attendez et leur longueur avant de choisir une date limite.

S’il est absolument impossible de respecter la chronologie originale, créez une nouvelle chronologie et informez dès que possible tous les fournisseurs participants du changement.

Certaines organisations préfèrent ne pas accepter les questions des fournisseurs au cours du processus de demande de proposition, car la réponse aux questions peut prendre beaucoup de temps. Cependant, cela en vaut la peine. Les vendeurs mieux informés comprennent mieux vos besoins et peuvent élaborer des propositions plus appropriées.

Conclusion

Dans cet article, j’ai décrit 10 éléments à inclure dans votre appel d’offres pour réussir le processus de sélection de votre LMS. Gardez à l’esprit que la quantité d’informations mises à disposition de vos fournisseurs de solutions d’apprentissage déterminera la qualité de leurs réponses. Même si la demande de proposition requiert du temps, c’est un processus payant. Une demande efficace vous aidera à vous associer au LMS dont votre organisation a besoin pour réussir. A vous de jouer!

Téléchargez votre copie de notre modèle de demande de devis maintenant et réussissez votre processus de sélection!

FR- RFP_Template_Banner_With_Visual_480x320
Share this:
user-gravatar
Jill W.

Jill is an Instructional Designer at BaseCorp Learning Systems with more than 10 years of experience researching, writing and designing effective learning materials. She is fascinated by the English language and enjoys the challenge of adapting her work for different audiences. After work, Jill continues to leverage her professional experience as she works toward the development of a training program for her cats. So far, success has not been apparent.

2 Comments
  • Posted at 5:27 am, January 18, 2017

    Great article Jill! Thank you so much for sharing an invaluable article!!!

    • Jill W.
      Reply
      Posted at 11:27 am, January 18, 2017

      We’re happy that you find value in our article, Christopher. Likewise.

Post a Comment

Comment
Name
Email
Website