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Formation: Comment Réaliser une Analyse des Besoins?

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Dans le domaine de la formation, nous parlons beaucoup de concevoir et de fournir les meilleures solutions à nos clients. Mais vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation où la formation n’était vraiment pas la solution? Comment en êtes-vous arrivé à cette décision? Toute solution, que ce soit la formation ou non, commence par une analyse des besoins. 

Qu’est-ce qu’une analyse des besoins et comment se construit-elle ? Cet article traite des composantes d’une analyse des besoins de formation et fournit des suggestions pour la mettre en œuvre.

Réaliser une Analyse des Besoins de Formation

Une évaluation des besoins est un processus utilisé pour identifier les lacunes en matière de connaissances ou de compétences pour fournir une solution pour combler ces lacunes. Cette solution peut inclure des améliorations de processus ou des programmes de formation.

Pour citer Brett Christensen, “Un problème de performance ou une nouvelle opportunité commence par une évaluation des besoins. Lorsque vous effectuez une évaluation des besoins, vous utiliserez à la fois l’analyse des besoins et l’analyse des performances. Les résultats de l’évaluation des besoins permettent d’améliorer les résultats grâce à la mise en œuvre ou pas d’interventions de formation. Si une intervention de formation est nécessaire, vous devrez effectuer une analyse des besoins de formation. Pour ce faire, une analyse des tâches est nécessaire pour déterminer ce qui doit être enseigné.” Consultez Evaluation des besoins et analyse des besoins: quel est le Diff? pour comprendre la différence entre les deux termes.

Qu’est-ce qu’une Analyse des Besoins de Formation?

Une analyse des besoins de formation est une procédure utilisée pour découvrir où les connaissances ou les compétences doivent être améliorées et où elles manquent entièrement. Il établit la différence entre «ce qui est» pour travailler vers «ce qui devrait être». L’analyse aidera à identifier:

  • L’historique à propos du matériel de formation qui doit être traité.
  • Les informations sur les apprenants – ce qu’ils savent déjà, ce qu’ils attendent et comment ils sont motivés.
  • Les priorités pédagogiques et les besoins essentiels – quels besoins ont un impact financier significatif, influent sur la sécurité ou l’environnement de travail en général.
  • Les données de référence, qui peuvent être utilisées plus tard pour évaluer l’intervention.
  • Les objectifs spécifiques qui doivent être atteints par l’intervention de formation.

Une analyse des besoins peut aider à déterminer si un problème peut être résolu avec une formation. Ce qui semble être un problème de formation pourrait être un problème de procédure, de motivation ou de performance.

Composantes d’une Analyse des Besoins de Formation

L’analyse des besoins de formation devra fournir les informations suivantes:

  • Informations générales – Fournit un aperçu de l’organisation, de ses défis et de ses succès.
  • Personnel – Fournit une évaluation détaillée de la structure organisationnelle existante, des processus d’embauche, des critères d’avancement et des désignations d’employés.
  • Système actuel de formation et de soutien de la performance – Fournit une analyse des systèmes de formation, d’orientation et de soutien à la performance actuels.
  • Évaluation des compétences – Identifie les compétences existantes et celles qui ont besoin de développement.
  • Organisation – Identifie comment l’organisation s’occupe de la formation actuelle et quels départements de l’organisation sont touchés par la question. Les politiques, objectifs et exigences de l’Union et / ou de l’entreprise devraient être identifiés ici.

Le Processus d’Analyse des Besoins de Formation

L’analyse des besoins de formation comporte trois étapes fondamentales.

  1. Identifier les écarts de performance
  2. Analyser les données
  3. Écrire le rapport d’analyse des besoins de formation

1. Identifier les Ecarts de Performance

Durant cette phase, vous cherchez à déterminer l’écart entre le niveau de performance actuel et le niveau souhaité. Vous devez examiner l’état actuel des compétences, des connaissances et des capacités et les comparer aux attentes des employés selon les normes, les politiques, la législation, etc. Les différences représentent les écarts de performance.

L’identification de ces écarts vous aidera à découvrir:

  • Les problèmes ou lacunes dans la formation actuelle.
  • Les nouvelles exigences de formation liées à ces changements (nouvelles politiques, équipements, etc.).
  • Les forces- ce qui fonctionne bien et pourquoi.
  • Les nouvelles opportunités de formation (travail d’équipe, compétences de leadership, communication, etc.).
  • La formation qui constitue un pré-requis réglementaire mais qui n’a pas été développé ou qui a été un échec.

L’identification de ces lacunes dans la performance se résume à répondre à deux questions: les employés savent-ils faire leur travail, et le font-ils efficacement?

Pour répondre à ces questions, vous devez vous entretenir directement avec les personnes impliquées, à savoir les cadres supérieurs, les managers ou superviseurs directs et les employés en charge des tâches. Chacun de ces groupes a des besoins différents et vous devrez poser les bonnes questions pour obtenir les informations recherchées.

> Entretien avec les cadres supérieurs

Les cadres supérieurs recherchent généralement des résultats opérationnels et ont une incidence sur le résultat net de l’entreprise. Pour ce groupe, vous voudrez envisager de demander:

  • Quels résultats commerciaux attendez-vous et comment ces attentes diffèrent-elles de la réalité actuelle?
  • De quels types de comportements avez-vous besoin de la part de vos équipes pour obtenir ces résultats? (NOTE: Ces comportements sont le résultat de la connaissance, des capacités et de la motivation des employés).
  • Que font les employés pour répondre à ces attentes? Qu’est-ce qu’ils ne font pas?
  • Quelle est la cause de l’écart entre la performance réelle et la performance attendue? (Par exemple, les influences extérieures, la culture organisationnelle, le manque de soutien aux performances).

> Entretien avec les managers et superviseurs directs

Pour les managers et les superviseurs directs, les questions devraient se concentrer davantage sur leurs observations des employés et de l’environnement de travail. Demandez:

  • Quelles sont les attentes ou les normes de performance que la fonction (insérer le titre de la fonction ici) devrait atteindre?
  • Qu’est-ce que les meilleurs employés ont fait pour leur permettre d’atteindre ce niveau de performance?
  • Comment les employés apprennent-ils actuellement à faire leur travail?
  • Quelles sont les ressources disponibles pour aider les employés à apprendre et à améliorer leur performance au travail? Ces ressources sont-elles efficaces? Pourquoi ou pourquoi pas?
  • Quels facteurs sur le lieu de travail entravent le développement ou l’amélioration des performances?
  • Que pensez-vous nécessaire d’inclure dans l’apprentissage en milieu de travail pour aider les employés à atteindre les niveaux prévus?

Entretien avec les employés

Les entretiens avec les employés peuvent être les plus révélateurs. Faites en sorte que les questions soient aussi personnalisées que possible. Commencez par demander ce qu’ils font, depuis combien de temps ils travaillent pour l’entreprise et quelle est leur expérience au sein de l’entreprise.

Vous voudrez également savoir comment ils se sentent au sujet de leur performance au travail en posant des questions telles que:

  • À quel niveau pensez-vous que vous exercez votre travail (débutant, intermédiaire, expert)?
  • Qu’est-ce qui vous a aidé à atteindre ce niveau de performance?
  • Qu’est-ce qui vous aiderait à améliorer votre performance?
  • Comment apprenez-vous à accomplir les compétences nécessaires pour faire votre travail?
  • Quelles sont les ressources disponibles pour vous aider à apprendre à faire votre travail ou à vous aider à améliorer vos compétences?
  • Quelles opportunités d’apprentissage souhaiteriez-vous voir offertes sur votre lieu de travail?

2. Analyser les Données

Une analyse approfondie des données recueillies au moyen d’entretiens, ainsi qu’un examen des documents de formation existants, vous permettra d’identifier les lacunes en matière de performance ainsi que les atouts et les faiblesses des ressources de formation actuelles.

Une analyse approfondie et complète des données fournira des informations sur les compétences à développer – vous ne pouvez pas former une personne dans tous les aspects d’un travail. Par exemple, vous pouvez former un futur pilote à voler, mais la formation ne l’aidera pas à avoir une vision 20/20. Il est beaucoup plus facile de trouver des personnes avec une vision parfaite et de les former à voler.

L’analyse des données vous fournira également des informations sur le pourcentage d’employés qui ont besoin de formation, ainsi que sur les méthodes de diffusion de la formation – quelle est la meilleure façon de dispenser la formation? Cela pourrait se faire au moyen d’ un atelier de travail, de l’eLearning par le biais de l’apprentissage mixte (c.-à-d. un peu des deux).

3. Écrivez le Rapport d’Analyse des Besoins de Formation

Les résultats de l’analyse des besoins fourniront une orientation sur la formation requise, qui en a besoin, quand elle aura lieu et comment elle sera fournie. Les résultats doivent être récapitulés dans un rapport qui comprend:

  • Sommaire Exécutif – Le sommaire est souvent la partie la plus importante du rapport. Certaines parties prenantes peuvent ne lire que le sommaire et leurs décisions seront basées sur les informations qui y sont contenues. Il est très important d’inclure suffisamment d’informations pour les informer et les inciter à en lire davantage afin qu’ils puissent prendre des décisions raisonnables et éclairées.
  • But – Décrivez brièvement le but de l’évaluation. Pourquoi l’évaluation a-t-elle été effectuée et quels étaient les résultats escomptés?
  • Méthodes de collecte de données – Décrivez en détail comment les données utilisées au cours de l’évaluation ont été recueillies.
  • Méthodes d’analyse des données – Fournissez une description complète des méthodes utilisées pour analyser les données.
  • Présentez ce que montrent les données. Fournissez beaucoup de détails et utilisez des graphiques, des visuels ou des tableaux si vous le pouvez.
  • Recommandations – Cette section explique où la formation est nécessaire et pourquoi. Fournissez des recommandations sur la formation requise, les destinataires de la formation et comment celle-ci devrait être dispensée. Soyez complet et clair.
  • Méthodes d’évaluation – Expliquez comment l’efficacité de la formation sera évaluée. Fournissez des exemples de commentaires et de rapports aux superviseurs et aux gestionnaires.
  • Sommaire – C’est là que vous rassemblez l’information dans un petit paquetage soigné. Résumez chacune des sections listées et concluez en expliquant comment la formation proposée s’inscrit dans les attentes de performance de l’entreprise et ses objectifs.

Conclusion

Dans cet article, nous avons discuté de l’analyse des besoins de formation et de la raison pour laquelle elle est nécessaire. Nous vous avons guidé à travers les composants et la procédure pour effectuer une évaluation des besoins. Que devez-vous apporter à votre prochaine analyse? Apportez vos connaissances et votre curiosité. Posez les bonnes questions aux bonnes personnes. Soyez conscient de la collecte de vos données et de leur analyse. Enfin, gardez à l’esprit les besoins des salariés et de l’employeur en présentant vos résultats.

La réalisation d’une évaluation des besoins de formation vous préparera pour votre prochain projet d’apprentissage. Ce que vous allez découvrir peut être déjà connu ou au contraire vous étonner. Quoi que vous découvriez, cela vous aidera à créer de nouveaux programmes de formation et à améliorer ceux existants.

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Peter Exner

Peter is an Instructional Designer with BaseCorp Learning Systems. He has been writing and creating learning materials for just over 20 years and is still relatively sane. When he’s not working you can find him on a golf course or on a sunny deck with his trusty Martin D-28 guitar in hand.

4 Comments
  • Diana Carl
    Reply
    Posted at 7:00 pm, May 4, 2017

    Completely disagree. The word “training” has no place in the analysis. The focus is on what constitutes the desired performance, the observed actual performance, identifying the discrepancy, and determining the locus of the discrepancies, which may or may not involve a training solution. As long as we use the word training in the process, the posited solution is training rather than determining the likely causes of the discrepancies and positing solutions that are tracked to other observed factors. Let’s stop automatically using the word training in this process. Reference Joe Harless, Reference Tom Gilbert, Reference Geary Rummler to name a few whose approaches focused on performance rather than training..

  • Gajendra Singh Palni
    Reply
    Posted at 5:21 am, May 8, 2017

    Very crisp yet covers everything. This was like a complete refresher training. Having done some TNAs myself, few years back, this helped me refresh my own findings during the TNA exercise. While reading this article I could relate what I was reading to steps undertaken by me. Thanks Peter!

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