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Formation en Ligne (LMS): Comment Accompagner le Changement?

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Vous et votre équipe avez passé des mois à acquérir une plateforme de formation (LMS) et à la mettre en place. Mais il y a un problème. Certains de vos collègues ne l’utilisent pas! En fait, certains ne connaissent même pas son existence. Seulement deux semaines que le LMS est opérationnel et il semble que c’est déjà de l’histoire ancienne.

C’est le pire des scénarios. Le travail de promotion de votre LMS en interne devrait avoir débuté des mois avant sa mise en œuvre. Dans cet article, nous examinerons comment promouvoir votre plateforme de formation LMS en interne en utilisant les techniques de gestion du changement. 

Accompagner la Transition vers une Formation en Ligne – Obtenez l’Acceptation Nécessaire

La promotion de votre LMS en interne est essentiellement un exercice de gestion du changement. C’est vrai, il s’agit de le vendre aux collaborateurs qui vont l’utiliser, en particulier ceux qui résistent au changement. Déterminez d’où vient la résistance et communiquez avec eux.

Les changements sur le lieu de travail sont sources de résistance. Vous aurez besoin d’un solide programme de gestion du changement pour les mettre de votre côté.

Examinons quelques étapes de base de gestion du changement qui vous aideront à gagner l’acceptation dont vous avez besoin dans toute l’organisation.

Étape 1: Préparez-vous au Changement

1. Le Marketing à la Haute Direction

Bien qu’elle ait approuvé l’achat de la plateforme de formation LMS, la haute direction sera la plus difficile à convaincre.

Plus que tout, la haute direction est portée sur les résultats. Elle a approuvé votre achat d’un LMS en fonction de ce que vous leur avez indiqué dans votre business case. Vous lui avez promis un retour sur investissement. Le ROI – trois lettres cruciales pour le succès de votre programme de formation. Maintenant, vous devez leur montrer que vous allez obtenir les résultats escomptés.

Vous voudrez démontrer comment le LMS a permis d’économiser du temps et de l’argent pour des éléments tels que:

  • Frais de déplacement – la formation e-Learning signifie que les instructeurs ne doivent pas voyager pour dispenser des cours
  • Infrastructure – pas de salle de classe requise
  • Temps de formation – le temps d’absence au poste de travail est réduit lorsque la formation est dispensée via l’e-Learning

Utilisez l’outil de calcul gratuit du ROI de l’e-Learning pour calculer le rendement de votre investissement.

2. Utilisation de l’email pour Promouvoir votre LMS à l’interne

Vous voudrez peut-être commencer à promouvoir la formation en ligne en interne en utilisant une campagne emailing. Cependant, le courrier électronique peut ne pas être le moyen le plus efficace de délivrer votre message. Voici quelques conseils pour optimise votre campagne:

  • Envoyez des emails qui informeront vos employés à propos du LMS AVANT qu’il ne soit mis en œuvre. Vous voulez qu’ils soient prêts pour le changement. Ils doivent savoir que cela se produira et ce qu’ils peuvent attendre. La dernière chose dont vous avez besoin est qu’ils se plaignent de ne pas pouvoir se connecter au système quand celui-ci n’a pas encore été activé.
  • Ne dépendez pas de la lecture de l’email. Certains ne lisent que l’objet. D’autres parcourent le premier paragraphe, puis lisent ou suppriment le message. Il y a ceux qui ne lisent jamais leurs emails. Et puis, heureusement, il y a des gens qui lisent tout l’email et y répondent même!
  • Écrivez des objets intéressants. Vous voulez que tout le monde lise vos messages. Faites-en sorte de les motiver à en savoir plus. Au lieu de «calendrier de mise en œuvre du LMS», essayez quelque chose comme «Développez votre esprit – légalement et sur le temps de travail». Parfois, un objet provocateur recueillera plus d’attention que les simples faits.
  • Ciblez un public spécifique. La façon dont vous rédigez un email pour la haute direction devrait être différente de celle employée pour interagir avec les ressources humaines ou les ouvriers. Ils ont des intérêts différents qui doivent être abordés et utilisent un langage différent. Une communication efficace consiste à connaître votre public et à savoir ce qui attirera leur attention.

Votre campagne d’emailing initiale est un bon début, mais vous devrez informer l’ensemble de l’organisation à propos de ce qu’il va se passer. Pensez aux:

  • Affiches et dépliants d’information dans les espaces communs
  • Réunions d’orientation pour les équipes
  • Démonstration du LMS – à différents niveaux d’utilisateurs
  • Feuillets de FAQ pour expliquer vos plans e-Learning
  • Définitions et attributions de rôles d’administrateurs du LMS
  • Formations des administrateurs du LMS

Pour plus de conseils sur l’utilisation de l’email pour promouvoir votre LMS, consultez l’article de Jeffrey Roth Marketer Marketer votre LMS à l’interne (de l’anglais Marketing Your LMS Internally).

Étape 2. Gérer le Changement

Un élément clé de la gestion du changement est de surpasser la résistance au changement.

Indépendamment de la nature du changement, il y aura toujours une certaine résistance.
Les signes de résistance au changement sont là si vous savez ce qu’il faut rechercher. Certaines personnes résistent au changement parce qu’elles:

  • Méconnaissent le besoin de changement – “Pourquoi changer? Les choses sont bien comme elles le sont!”. Pour ceux qui ont cette attitude, une communication claire est la réponse. Si les individus ne comprennent pas le besoin de changement, vous devez leur expliquer pourquoi cela se produira. Informez-vous sur les raisons pour lesquelles les méthodes de formation actuelles ne répondent pas aux besoins de l’organisation, et comment la nouvelle plateforme de formation LMS et l’e-Learning répondront à ces besoins aujourd’hui et à l’avenir.
  • Craignent que les changements ne les fassent échouer: «Je ne suis pas performant avec la formation en ligne et si je ne réussis pas, je ne pourrai pas évoluer.» C’est une préoccupation valable pour certains. Vous devez leur rappeler qu’ils peuvent compléter leur contenu e-Learning à tout moment et de n’importe où. Ils peuvent recommencer les tâches difficiles jusqu’à leur réussite et une aide en ligne est disponible.
  • Ressentent une perte de contrôle – Ce sentiment peut être le plus répandu parmi les formateurs et les superviseurs en charge de la formation. Le changement peut leur faire croire qu’ils ont perdu le contrôle sur leur territoire. Vous devez leur montrer comment l’e-Learning et la formation en ligne améliorent l’existant et offrent des possibilités supplémentaires pour la formation en cours d’emploi. Donnez-leur un pouvoir de décision. Par exemple, vous pouvez les faire participer à la planification afin qu’ils aient une influence sur le changement.
  • Sont incertains face au changement – Certaines personnes n’aiment pas le changement car elles ne savent pas comment il va les affecter. Ils aiment ce qu’ils connaissent. Votre travail consiste à développer un sentiment de sécurité chez ces individus. Pour ce faire, communiquez des étapes claires et simples durant la transition. Utilisez des graphiques, des calendriers et des horaires pour leur faciliter la tâche.
  • Détestent les surprises – “Quand ont-ils décidé cela?”. C’est la question la plus souvent posée par ceux qui sont surpris par le changement, quel que soit le nombre d’emails que vous avez envoyés, les affiches que vous avez exposées, les réunions que vous avez tenues, etc. Soyez patient avec ce type de résistance et assurez-vous qu’ils savent ce qui se passe ensuite et quand cela se produira.
  • Ne voient pas les avantages du changement – Certains pourraient ne pas voir les avantages d’un LMS ou de l’e-Learning car cela ne les affecte pas ou ils n’y ont jamais été exposés. Lorsque les avantages du changement ne sont pas évidents ou ne justifient pas le dérangement, la résistance est courante. Assurez-vous que les avantages du changement sont bien communiqués.

La liste des raisons de la résistance au changement sur le lieu de travail est longue. Pour plus d’exemples sur les raisons pour lesquelles les individus résistent au changement, lisez Les Raisons de la Résistance (de l’anglais Rationale for Resistance).

La clé pour surmonter la résistance au changement est d’impliquer ceux qui résistent et à les faire participer au changement. Lisez la section «Est-ce que la participation est suffisante?» (de l’anglais “Is Participation Enough?”) de l’article Comment faire face à la Résistance au Changement (de l’anglais How to Deal with Resistance to Change) pour accéder aux notes sur l’étude de Lester Coch et John R.P. French Jr. qui illustre l’efficacité de la participation au changement comme moyen de remédier à la résistance.

Étape 3: Mettre le Changement en Place

Vous avez préparé tout le monde pour le prochain changement et vous avez diminué les angoisses liées au nouveau système de gestion de l’apprentissage. Maintenant, vous êtes prêt à la mise en œuvre – ou l’êtes-vous vraiment?

1. Planifiez l’Implémentation du LMS

La planification de la mise en œuvre de LMS commence par le rassemblement de deux équipes: votre équipe informatique et votre équipe d’administrateurs du LMS.

> Commençons par votre équipe informatique. 

Communiquez vos attentes sur le calendrier et la planification et assurez-vous que l’équipe comprend ce qu’il faut faire et quand chaque tâche doit être effectuée.

Vous devrez travailler avec votre fournisseur de solution LMS pour vous assurer que votre équipe informatique est formée au fonctionnement du LMS, qu’elle comprend comment il s’intègre avec votre système existant et quelle est sa responsabilité dans la correction des bugs. L’équipe devra comprendre comment les données seront transférées et comment les utilisateurs seront déplacés de l’ancien système vers le nouveau. La plupart des fournisseurs offrent une formation et un support continu dans le cadre du contrat de licence du LMS

Pour plus de conseils sur le côté technique de l’intégration d’un LMS, lisez LMS: 6 Etapes pour réussir l’implémentation de sa plateforme LMS.

> Administrateurs du LMS

Vos administrateurs seront probablement issus de votre département RH / formation. Ces personnes sont au premier plan en matière de formation. Elles doivent comprendre comment utiliser le LMS et le maitriser assez bien afin de l’enseigner aux autres. Ce seront eux qui formeront les concepteurs pédagogiques, le personnel des ressources humaines, les formateurs, les gestionnaires et les utilisateurs finaux, à la navigation dans le système et à l’utilisation des fonctions disponibles pour leurs rôles spécifiques.

2. Impliquer et Former les Utilisateurs

Une communication efficace et une réelle implication sont essentielles pour s’assurer que la bonne formation est fournie aux bonnes personnes. Par exemple, former un gestionnaire d’entrepôt au téléchargement de contenu d’apprentissage serait une perte de temps et de ressources. Vous devrez peut-être envisager une formation individuelle pour certains postes clés tels que les administrateurs de rapports ou les super administrateurs.

La plupart des fournisseurs de LMS offrent une formation aux administrateurs et un support à l’utilisation.

Il existe de nombreux articles sur la mise en œuvre du changement sur le lieu de travail. En voici quelques-uns :

Conclusion

Dans cet article, j’ai abordé certaines des bases de la promotion d’un LMS en interne. J’ai décrit certaines techniques de communication pour aider à préparer et guider vos collaborateurs à travers le changement. Nous avons examiné certaines des nombreuses raisons de la résistance au changement et j’ai fourni des conseils sur la façon de surmonter cette résistance. Nous avons également passé du temps à parler de la mise en œuvre du changement et de la façon dont la communication, la planification et la participation sont des éléments clés pour réussir.

Si elle est soigneusement planifiée, communiquée et mise en œuvre, la promotion de votre LMS en interne peut se faire de manière relativement indolore. Travailler avec votre fournisseur de LMS peut contribuer grandement à créer une transition facile pour vous et pour votre organisation.

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Peter Exner

Peter is an Instructional Designer with BaseCorp Learning Systems. He has been writing and creating learning materials for just over 20 years and is still relatively sane. When he’s not working you can find him on a golf course or on a sunny deck with his trusty Martin D-28 guitar in hand.

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