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Construindo um Caso de Negócios para LMS Bem-sucedido

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Você e sua equipe trabalham duro no desenvolvimento e fornecimento de treinamento on-line. Você compreende a necessidade de um Sistema de Gestão de Aprendizagem. Sua empresa precisa acompanhar o progresso dos funcionários, a eficácia do treinamento e administrar o treinamento do início ao fim.

No entanto, fora de sua equipe, todos os outros na empresa expressam um olhar confuso ou fazem cara de tédio sempre que você menciona “LMS”. Eles começam a se referir a você como essa pessoa que quer gastar rios de dinheiro em treinamento. Como você faz para que compreendam o que você quer e por que? Você cria um caso de negócio LMS.

O que é um Caso de Negócios para LMS?

Um caso de negócios é um documento formal em que uma justificativa para despesas é apresentada. Um caso de negócios LMS bem trabalhado permite que você explique por que adquirir e implementar um sistema de gestão de aprendizagem é necessário.

  1. Sumário executivo
  2. Necessidade empresarial
  3. Solução
  4. Proposta de orçamento
  5. Previsão de retorno sobre investimento
  6. Plano de implementação
  7. Previsão de riscos e desafios
  8. Declaração de encerramento

Construindo um Caso de Negócios para LMS Bem-sucedido

1. Sumário Executivo

O sumário executivo para o seu caso de negócios para LMS é a isca em seu anzol. É a primeira coisa que sua audiência vai ler e você precisa fisgá-los.

O sumário executivo não deve ter mais de uma página. Nessa página, você precisará indicar a necessidade empresarial, descrever qual é o problema, explicar sua solução para o problema e por que essa solução é a melhor.

Faça com que cada palavra conte. Apresente os pontos-chave do seu argumento de forma convincente. Lembre-se que enquanto a maioria de seus leitores vai continuar a ler o documento inteiro, muitos só lerão o resumo, então o que você tem a dizer deve ser impactante e memorável!

2. Necessidade Empresarial

A seção de necessidades empresarial de seu caso de negócios para LMS é onde você descreve o problema que sua organização está tendo com o gerenciamento de treinamentos.

Essa seção é onde você identifica questões como ineficiências em seu programa de treinamento, oportunidades perdidas de melhoria e a “lista de desejos” de treinadores, supervisores e funcionários em geral. Certifique-se de incluir qualquer informação pertinente sobre melhorias necessárias de habilidades de funcionários e problemas relacionados a conhecimento e desempenho.

Talvez seja necessário descrever quais departamentos e processos de sua organização serão afetados pela mudança proposta – o que está sendo feito atualmente, como esses processos podem ser melhorados e por que eles devem ser.

Se você for incluir números (orçamento, homem-hora, custos atuais de treinamento etc) certifique-se de que seus números são precisos e atuais. Utilize gráficos e tabelas onde for apropriado – elementos visuais irão reforçar seu argumento.

Seja objetivo ao apresentar a necessidade empresarial. Exponha seu caso, mas não cite nomes, aponte dedos ou pise nos calos dos outros. Reconheça o que está funcionando e o que precisa ser corrigido. Em seguida, explique como um LMS vai resolver a questão.

3. A Solução

Até agora, o seu caso de negócio descreveu o que tem acontecido com o treinamento em sua organização. Essa seção é onde você explica como um LMS pode aliviar os problemas que você identificou e melhorar o programa de treinamento em geral e seus resultados. Descreva a solução em termos de atingir as metas de negócios da organização e responder aos desafios de negócios da organização.

Atingir as metas de negócios significa abordar o que sua organização espera realizar agora e no futuro. Como os treinamentos são mais vistos como despesas do que como geradores de receita, essa pode ser uma venda difícil. Esse é um ponto de vista que o seu caso de negócios para LMS precisa mudar. Fale sobre como o treinamento e a gestão de treinamento podem promover e aumentar a cooperação de unidades de negócios dentro da organização. Destaque como o treinamento gerido e administrado eficientemente pode ajudar a melhorar o desempenho geral dos funcionários, o que leva ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho. Ele também pode significar um aumento nas vendas.

O mesmo vale para responder aos desafios que a organização enfrenta, como orçamento limitado para treinamentos, crescimento lento e baixas receitas.

Um bom LMS pode ser usado para melhorar o uso do orçamento para treinamento , reduzindo ou eliminando a necessidade de viagens relacionadas com o treinamento, levando o treinamento ao aluno – onde eles trabalham e quando eles precisam. A aprendizagem on-line fornecida por um LMS pode reduzir os custos de treinamento reduzindo ou eliminando a necessidade de instrutores em sala de aula, a criação de manuais e apresentações em PowerPoint e gastos com múltiplos espaços de salas de aula.

Você pode demonstrar que o crescimento de sua organização depende do desenvolvimento de conteúdo de treinamento de qualidade que dará aos funcionários as habilidades e conhecimentos de que precisam para ajudar a organização a competir nos negócios. O LMS certo pode acelerar o desenvolvimento de conteúdo de aprendizagem e disponibilizar e ajudar a promover a aprendizagem quando e onde seus funcionários precisam. A mobilidade e a facilidade de acesso são características essenciais oferecidas por um bom LMS.

4. Proposta de Orçamento

Para a gerência sênior, essa pode ser a parte mais importante de seu caso de negócios LMS. Quanto vai custar?

O orçamento pode ser onde o seu caso de negócios para LMS vive ou morre. Enquanto você entende o valor do e-Learning, aqueles que assinam os cheques podem não ter a mesma percepção. Para essa seção, você terá que pormenorizar o processo de aquisição de um LMS da seleção de fornecedor à implementação.

Você precisará de números exatos e precisos para itens como:

  • Compra de software
  • Licenciamento de software e contrato de suporte do fornecedor
  • Custos de mão-de-obra para instalação (TI)
  • Requisitos de hardware
  • Requisitos adicionais de software
  • Custo para formação de administradores do LMS, treinamento de pessoal do departamento e supervisores (qualquer pessoa que utilize as funções administrativas do LMS)

Você precisará ser específico sobre custos iniciais, custos de manutenção, requisitos de pessoal e custos de suporte. Use números corretos e precisos quando estiver guiando os leitores através do que deve acontecer para tornar a sua solução uma realidade. Invista tempo criando uma divisão detalhada de onde cada valor que você está pedindo será gasto.

Depois que você tiver pedido o dinheiro para gastar, você pode explicar como sua organização será beneficiada pelo investimento em aprendizagem on-line, descrevendo o retorno do investimento.

5. Previsão de Retorno Sobre Investimento

Retorno sobre investimento (ROI) é a outra peça que é próxima e querida da alta administração. Eles realmente querem ouvir, “O que a organização ganha com isso?”.

Novamente, dados corretos e precisos são importantes aqui, embora para alguns itens, os números podem não estar disponíveis. Alguns itens que você quer ter em seu caso de negócios LMS incluem:

  • Tempo de treinamento reduzido
  • Redução dos custos de viagem e alojamento relacionados com o treinamento
  • Mais treinamentos para clientes e parceiros
  • Aumento da produtividade
  • Melhorias na qualidade do produto
  • Aumento das vendas
  • Acesso mais fácil à formação
  • Acompanhamento mais fácil e melhor do desempenho dos funcionários em treinamento

A lista irá variar de uma organização para outra, mas o ponto é o mesmo. Você precisa se certificar de que a gerência sênior veja a compra do LMS como uma oportunidade de investimento que irá proporcionar benefícios financeiros.

6. Plano de Implementação

Agora que você solicitou o dinheiro para o seu projeto de aprendizagem, como você vai colocá-lo em prática? Em outras palavras, quais são as etapas para a implementação bem-sucedida do sistema de gestão de aprendizagem?

Comece criando um cronograma para o projeto. Em cada etapa, inclua informações do seu orçamento e faça referência ao que você disse na seção Solução de seu caso de negócios para ajudar o leitor a seguir seu plano. Mais uma vez, os números são importantes. Por exemplo, não diga “Fornecer amplo acesso à plataforma de treinamento”. Em vez disso, diga algo como “Fornecer acesso à plataforma de treinamento para 3600 estações de trabalho e testar a acessibilidade ao longo de um período de uma semana”. Tente incluir em seu plano o máximo de detalhes possível.

Em seu plano, você também pode querer descrever requisitos técnicos e cronogramas como integração com aplicativos de RH, treinamento de administradores no LMS, configuração de funções do LMS como relatórios, comércio eletrônico, registro de alunos etc. Todas essas atividades devem ser feitas em uma programação e, portanto, devem ser incluídas no plano de implementação.

Seu plano também deve incluir uma descrição das funções e responsabilidades de todos os envolvidos na instalação e integração do LMS, bem como as funções e responsabilidades dos envolvidos na sua operação, administração e manutenção.

7. Previsão de Riscos e Desafios

Os riscos vêm com qualquer mudança para uma organização. Essa seção é onde você deve descrever o que pode dar errado e como você planeja mitigar a situação se isso acontecer.

Os desafios também precisam ser abordados. Por exemplo, com novas iniciativas de treinamento, sempre há um setor dentro de uma organização que será resistente a ele ou vai trabalhar duro para descarrilar a iniciativa completamente. Você precisa descrever como você obterá a aceitação que você precisa de todos os setores da organização.

8. Encerramento

A conclusão de seu caso de negócios para LMS não precisa ser uma repetição do Sumário Executivo. Em vez disso, faça um caso para o seu caso de negócio. Inclua os pontos-chave de cada seção de seu documento e consolide os benefícios de comprar e implementar o seu próprio LMS.

Conclusão

Os elementos de um caso de negócio para LMS abordados nesse artigo são os básicos. Pesquise e encontre a abordagem certa para você. Sua organização pode já ter um modelo de caso de negócios – em caso afirmativo, use-o. Se você não tem um modelo, há uma abundância disponível na internet.

Escreva o seu caso de negócios para LMS de forma clara, tão detalhado quanto seja necessário e focado no que seu caso significa para o futuro da sua organização. Depois de ter conseguido, escreva um blog sobre isso!

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Peter Exner

Peter is an Instructional Designer with BaseCorp Learning Systems. He has been writing and creating learning materials for just over 20 years and is still relatively sane. When he’s not working you can find him on a golf course or on a sunny deck with his trusty Martin D-28 guitar in hand.

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