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6 Passos para a Implementação Bem-sucedida de um Sistema de Gestão de Aprendizagem (Learning Management System – LMS)

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6 Passos para a Implementação Bem-sucedida de um Sistema de Gestão de Aprendizagem (Learning Management System – LMS)

O ambiente de aprendizagem tem evoluído e a aprendizagem on-line está em ascensão. Você provavelmente já ouviu falar sobre aprendizagem móvel, ensino à distância, gamificação, aprendizagem baseada em competência, megadados (“big data”)… Como líderes em aprendizagem, procuramos formas de melhor envolver os alunos adultos e garantir que o aprendizado ajude os empregados a agregarem valor à organização. Muitos profissionais já utilizam um Sistema de Gestão de Aprendizagem para suprir suas necessidades de treinamento. No entanto, muitos deles estão insatisfeitos com seus LMS atuais e consideraram a implementação de outro LMS. 

A mudança de um LMS para outro pode ser difícil. Neste artigo, vamos analisar como podemos garantir que a sua implementação de um novo LMS seja um sucesso.

1. Forme uma equipe de implementação

Quando você estiver planejando a mudança para um novo LMS, certifique-se de que você está disponibilizando tempo suficiente para trabalhar na implementação. Alocar os recursos certos, prazos e orçamento também é fundamental para o seu sucesso. Cada departamento de sua organização deve estar envolvido no processo.

Para começar, reúna uma equipe central e uma equipe estendida que reflita a sua organização:

  • A equipe central irá assumir as atividades e decisões da implementação. Eles serão responsáveis pela administração, suporte técnico e gerenciamento de conteúdo. O tamanho da equipe central deve refletir o tamanho da sua organização. No mínimo, ela deve incluir ao menos um líder de equipe, um gerente de projeto, 1 ou 2 administradores de formação e um profissional de TI.
  • Você também vai precisar reunir uma equipe estendida que inclui uma amostra de usuários finais (empregados, clientes, membros ou parceiros) e um líder de TI. A equipe estendida irá ajudar com os testes e irá fornecer feedback sobre o LMS

2. Defina expectativas e objetivos de aprendizagem

Pode haver muitas razões pelas quais você decidiu implementar um novo LMS: redução de custos, opções de acessibilidade, melhores recursos, melhor suporte, dentre outros. Mas se você não definir as suas expectativas para o novo LMS, há chance de você não tirar proveito de todo o potencial da nova solução.

A fim de obter o máximo proveito de seu novo LMS, é fundamental fazer uma lista de expectativas e objetivos de aprendizagem que o seu sistema deve abordar. Cada requisito deve expressar uma necessidade específica.

Identifique os recursos-chave que levaram à migração e concentre-se nessas necessidades em sua implementação do LMS. Recursos importantes para quase todas as organizações incluem:

  • Integração com o seu sistema de RH, ERP ou de CRM
  • Interface fácil de usar
  • Opções de avaliação e de certificação
  • Capacidades administrativas
  • Acompanhamento e relatórios
  • Suporte flexível
  • Plataforma SaaS

Mais importante, certifique-se de que seu LMS permite mapear tanto a sua estrutura organizacional, quanto os requisitos de aprendizagem em toda a organização, para que você possa facilmente identificar e corrigir eventuais lacunas.

3. Aborde os Desafios Técnicos

Se você já utiliza um LMS, você terá de migrar os dados existentes para o novo LMS. Os profissionais de TI da sua empresa e do seu fornecedor de LMS devem ser envolvidos na conversa para estabelecer como os dados serão transferidos (upload de arquivos, download, transferência física ou transferência automatizada por meio de uma API).

Se o seu sistema anterior é integrado com uma solução de terceiros, como um sistema de RH, ERP ou de CRM, eles também devem discutir as capacidades de integração de sua nova plataforma e o prazo para implementação..

Além disso, reveja o formato dos arquivos com o conteúdo de seus cursos existentes com o seu fornecedor de LMS para identificar eventuais incompatibilidades que poderiam atrasar a implementação de seu LMS. Verifique se o seu LMS suporta SCORM e Tin Can – isso facilitará a migração de seus cursos.

4. Planeje sua migração de dados

Antes de migrar todos os seus dados de treinamentos e cursos existentes, considere se alguns devem ser arquivados em outro lugar ou mesmo eliminados. Quanto mais dados você migrar; mais tempo irá demorar. Peça orientação de seus departamentos de TI e jurídico. Pode haver uma política de retenção de informações para a sua organização que irá influenciar sua decisão.

Quando decidir qual conteúdo irá migrar, você precisa incluir seus usuários no sistema. Se você estiver integrando o novo LMS a um sistema de RH, ERP ou de CRM, uma API pode automatizar esse processo para você. Você precisa trabalhar com o seu departamento de TI para planejar, desenvolver, implementar e testar o conector.

Se você não estiver usando uma API para conectar o LMS a um sistema de “pessoas” existente, será necessário transferir os usuários do sistema anterior para o novo LMS em um processo manual. Verifique com o seu fornecedor de LMS quais opções estão disponíveis para ajudá-lo com uma migração manual.

5. Teste, teste, teste!

Certifique-se de alocar tempo suficiente para testes. Atribua a um gerente a supervisão de todo o processo de testes incluindo o cronograma de testes, a coleta de feedback e a atribuição de atividades para resolver quaisquer problemas que forem identificados pelos testadores.

Antes de disponibilizar o seu novo sistema para toda a organização, considere um lançamento suave. Peça a sua equipe estendida para testar o software por um período de duas ou três semanas.

A realização de testes é uma parte crítica do processo de implementação. Boas práticas de teste irão ajudá-lo a oferecer a melhor experiência de usuário possível a seus alunos.

Utilize um formulário padronizado para coletar feedback de testadores com uma variedade de funções e experiência com LMS. Então, trabalhe com sua equipe de TI para definir um cronograma para resolver quaisquer problemas.

6. Procure novas oportunidades

Mantenha contato com seu fornecedor do LMS para aprender sobre novos recursos à medida que sejam disponibilizados e aproveite todas as oportunidades que tiver para compartilhar suas opiniões com o seu fornecedor. Seu desejo pode se tornar o próximo novo recurso que ele irá desenvolver.

Uma vez que seu novo LMS esteja completamente implementado, procure oportunidades de melhoria contínua. O espaço de aprendizagem está em constante mudança, assim como as necessidades de sua organização.

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Marie Dufresne

Marie leads the Marketing Team for SkillBuilder. Very attentive to customers’ needs, she uses both customer insights and behaviour data to deliver the best customer experience, while building the SkillBuilder brand. As a French expatriate, she always likes to challenge herself. Outside of work she enjoys travelling, running, hiking and camping.

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